Datenabfrage

Aktuelle Kontaktdaten in Ihrem Gruppenverzeichnis

Wir haben auch nicht schlecht gestaunt, als im Selbsthilfebüro Karlsruhe rund 80% der verzeichneten Selbsthilfegruppen zum ersten Mal eigenständig ihre Angaben über unsere Lösung aktualisiert, korrigiert und vervollständigt haben.

Die Datenabfrage ist das Herzstück der Lösung “Neue Selbsthilfe”, darauf bauen die meisten der Funktionen auf. Entsprechend sorgsam sind wir mit dieser Funktion umgegangen.

Verwaltung durch die Gruppen

Unter anderem auf der Gruppenseite, aber auch über den Menüpunkt „Login“ kann sich der/die Gruppenadministrator/in einloggen und die Gruppendaten selbst anpassen. Natürlich hat auch die Kontaktstelle Zugriff und kann Anpassungen ebenfalls übernehmen.

Über den Menüpunkt Login können sich sowohl die Gruppenadministratoren, als auch die Mitarbeitenden des Selbsthilfebüros einloggen und die Gruppendaten verwalten. Für Mitarbeitende stehen überdies noch weitere Funktionen zur Verfügung.

Daten bearbeiten

Sobald man sich als Gruppen-Admin eingeloggt hat, erscheint ein weiterer Menü-Bereich: Hier kann man zunächst die Gruppe wählen, welche man bearbeiten möchte – sofern man mehrere verwaltet. Daneben steht die Auswahl der Daten, die man bearbeiten kann.

Änderungen Prüfverfahren

Nachdem der Gruppenadministrator die Änderungen vorgenommen und eingereicht hat, werden diese vom Selbsthilfebüro gesichtet und gegebenenfalls freigegeben und somit veröffentlicht. So bleibt die Kontaktstelle stets auf dem Laufenden.

Datenverwaltung durch SHKS –
Teil 1

Ist die Selbsthilfekontaktstelle eingeloggt, so hat sie im Gruppenverzeichnis vorneweg zunächst die Option, eine neue Gruppe oder einen neuen Ansprechpartner (AP) anzulegen. Für alle bestehenden Gruppen stehen die Optionen zur Auswahl, die Gruppendaten zu bearbeiten oder auch zu kopieren beziehungsweise in einer neuen E-Mail direkt an z. B. Interessenten weiterzuleiten. Der Aktivitätsstatus oben links hilft dabei, Karteileichen aufzuspüren.

Datenverwaltung durch SHKS –
Teil 2

Auf den jeweiligen Gruppen-Detailseiten finden sich die wichtigsten Informationen – auch bzg. des Vermittlungswunsches – übersichtlich dargestellt. Hier können die Daten ebenfalls bearbeitet und kopiert werden und der personalisierte Link zum Datenabgleich für die jeweilige Gruppe abgerufen werden.

Datenabgleich –
Teil 1

In regelmäßigen Abständen ist es sinnvoll die Datenbank auf Aktualität zu prüfen. Hierzu schickt die SHKS den Link zum Datenabgleich an die Gruppe. Der Gruppen-Admin wird Schritt für Schritt verständlich und übersichtlich angeleitet, wobei ihm im ersten Schritt ausführlich die Datenschutz-Ampel erläutert wird.

Datenabgleich –
Teil 2

Zur Einfachheit werden die bisherigen Daten automatisch vorausgefüllt. Die Ansprechperson der betreffenden Gruppe muss diese dann nur bestätigen oder gegebenenfalls korrigieren. Sobald man die Daten final abschickt werden diese dann in der Datenbank aktualisiert.

Gruppe bearbeiten – Teil 1

Zu den Angaben, die jede Gruppe machen kann, gehören zunächst: der Name der Gruppe, an welche Zielgruppe sich die Gruppe richtet und ob der Wunsch besteht, an neue Mitglieder vermittelt zu werden.

Gruppe bearbeiten – Teil 2

Desweiteren können Informationen zur Kontaktperson (Name, E-Mail, Telefon, Webseite) und zu den Gruppentreffen (Ort und Zeit, Regelmäßigkeit/Intervall, Anzahl der Mitglieder und ob die Gruppe auch Online-Treffen veranstaltet) angegeben werden.

Gruppenbeschreibung

Natürlich kann auch das Thema der Gruppe und die Gruppenkonstellation ausführlich beschrieben werden. Hierbei dienen die Leitfragen zur Orientierung. Künftig ist geplant, dass den Gruppen auch gewisse Textbausteine zur Verfügung gestellt werden sollen.